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GTDを知っている人への説明

GTDを知っている人への説明

目次

  • collect(収集)
    • タスクの登録
    • ブックマークレットからの登録
    • 付加情報の入力
  • process(振り分け)
    • タグの設定
    • プロジェクトへの振り分け
  • do(実行)
    • コンテキストの切り替え
    • 日付タグと準備期間について
  • review(レビュー)
    • プロジェクトレビュー
    • 保留中タスクの次のアクションへの移動
    • サブプロジェクトの追加
    • タスクのプロジェクト化
    • レビューの記録とレビューサイクル

ここでは、GTDを知っている人、既に実践している人向けに、GTDのサイクルに沿って、ReviewableMindの機能を説明します。

http://www2.brain-tokyo.net/files/rmind_demo1/dashboard.png

collect(収集)

タスクの登録

ダッシュボード上部のテキストボックス(1)にタスクの内容を入力して、「タスクの追加」をクリックします。

入力したタスクは、受信箱(2)の欄に表示されます。

ブックマークレットからの登録

「設定」の中の「ブックマーク」タグにブックマークレットが用意してあります。

これをブラウザのブックマークツールバーに登録しておくと、任意のページでそのブックマークをクリックすることで、そのURLと関連づけてタスクが登録できます。

付加情報の入力

タスクには、以下の情報が付加されています。

  • タスクテキスト
  • URL
  • 作成日時、修正日時
  • タグ
  • 所属プロジェクト

タグを付加することで、「タギングバリュー」という付加情報が追加できます。

現在、タギングバリューを持つタグは以下の通りです。

メモタグ
memoというタグを付加すると、メモを追加できるようになります。
スケジュールタグ
yymmdd形式の6桁の日付をタグとして付加すると、開始時刻、終了時刻、場所、メモを追加できるようになります。

タギングバリューの入力例

http://www2.brain-tokyo.net/files/rmind_demo1/schedule1.png

http://www2.brain-tokyo.net/files/rmind_demo1/schedule2.png


process(振り分け)

タグの設定

受信箱にあるタスクのタグの欄をクリックして、以下のタグを付加することで、そのタスクは受信箱から対応するリストに移動します。

コンテキストタグ
@officeのように、@で始まるタグを付加すると、「次のアクションリスト」(上の図の3)に移動します。
スケジュールタグ
yymmdd形式の6桁の日付をタグとして付加すると、「スケジュール」(下の図の1)に移動します。
移譲タグ
id:xxxの形式で、id:で始まるタグを付加すると、ダッシュボードには表示されなくなります。「プロジェクトレビュー」の画面、「タグ別のタスク一覧」の画面で確認します。

http://www2.brain-tokyo.net/files/rmind_demo1/dashboard2.png

プロジェクトへの振り分け

ドラグドロップでタスクをプロジェクト(右サイドバー)に振り分けることができます。

ReviewableMindでは、プロジェクトは「レビューの単位」です。GTDで言う「プロジェクト」より若干、広い概念になります。

レビューするタイミングによっておおまかに「現在進行中/役割/課題/将来」の区分による分類を行ない、それで振り分けて、ダッシュボードからいったん見えなくします。そして、プロジェクトレビュー(後述)の時に、具体的なプロジェクトを作成し、それを整理分類していくという手順を想定しています。

もちろん、process のフェーズで最初にプロジェクトを作成して、直接タスクを振り分けることも可能です。その場合は、右のサイドバーのプロジェクト一覧から root のプロジェクトをクリックして、その中にある「new sub project」という所をクリックして、プロジェクトを作成してください。


do(実行)

コンテキストの切り替え

「次のアクション」の欄は、コンテキストタグの選択によって該当のタスクだけを表示します。

タスクを実行する時は、現在のコンテキストに合わせた「次のアクションリスト」を表示して、そこを見て実行します。

実行したタスクは、左端のチェックボックスをクリックすると、「完了タスク」の一覧に移ります。「完了タスク」の欄は、デフォルトで今日完了したものだけが表示されますが、日付を指定し再表示することで、過去に遡って見ることもできます。

日付タグと準備期間について

日付タグ(数字6桁のタグ)がついたタスクは「スケジュール」の欄に表示されます。

デフォルトでは、本日から7日間分のスケジュールに該当するタスクが表示されますが、日付を修正して再表示することで、それ以降のタスクも表示できます。

また、タスクごとに「準備期間」を日数で設定できます。たとえば、準備期間として7日を設定すると、そのタスクはスケジュールの日より7日早くダッシュボードの「スケジュール」に表れてきます。

review(レビュー)

プロジェクトレビュー

ダッシュボードの「レビューすべきプロジェクト」の欄には、定期的に各プロジェクトが出てきます。これをクリックすると、次のような画面が表示されます。

http://www2.brain-tokyo.net/files/rmind_demo1/project.png

http://www2.brain-tokyo.net/files/rmind_demo1/project2.png

ReviewableMindでは、レビューをプロジェクト単位で随時やっていくという想定になっていますが、基本の忠実に週次レビューを行なう場合は、そのタイミングで、ここにあるプロジェクトを順次レビューしていけばよいと思います。

保留中タスクの次のアクションへの移動

プロジェクト画面でも、タスクの[+]をドラッグすることで、他のプロジェクトへタスクを移動することができます。

サブプロジェクトの追加

new sub project をクリックすることで、新しいプロジェクトを追加することができます。

タスクのプロジェクト化

タスクをドラッグして、 "new sub project" の上に落とすと、タスクをプロジェクトにすることができます。タスク名と同じ名前のプロジェクトが、現プロジェクトの子として作成され、そのタスクはそのプロジェクトに移動します。

レビューの記録とレビューサイクル

レビューが完了したら、「レビューを記録」をクリックすると、レビュー日時が記録され、ダッシュボードの「レビューすべきプロジェクト一覧」から消えます。そして、その日から「レビュー間隔」の日数だけ経過すると、再びダッシュボードに出てきます。

必要ならば、プロジェクトの状況に合わせて、「レビュー間隔」を修正してから「レビューの記録」を行なって下さい。