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チュートリアル

チュートリアル

目次

はじめに

このチュートリアルでは、GTDに慣れてない方、GTDをよく知らない人が、ReviewableMindを通してGTDの基本的な考え方を覚えることができるようにガイドしていきます。

GTD(Get Things Done)については、次のページ等を参照してください。

今、起きている変化の一番重要なポイントは、大半の人が「複数の組織、コミュニティに所属すること」から発生していると思います。そのために、仕事のことでもプライベートなことでも、「しなければならないこと」が複数の組織、コミュニティから起こってきます。

これまでの組織では、仕事を指示する人は自分の上司だけでした。だから、仕事の順序や優先順位は、自分に指示が届く時点で必ず決定されていました。一般の組織人にとって、「仕事」は、常にスケジュールこみで与えられるものであり、選択の余地の無いものでした。

しかし、現代は、そういう単純な組織構造でできる仕事は限られています。多くの人は、名目上はともかく、実態として複数の組織に属して、複数の上司(仕事を依頼してくる人)のもとで仕事をすることが要求されています。

その為、複数のソースから同時並行的に依頼される複数の仕事の中から、「次にすべきこと」を自分で決定することが必要になります。

状況が刻々と変化する中で「次にすべきこと」を適切に決定することは、実は、ものすごくエネルギーのいることです。

多くの人が、自分でも気づないままに、「次にすべきこと」をたくさん頭の中にかかえこんでいます。

ReviewableMindは、この「次にすべきこと」やその決定の為に必要な情報を、全部置いておく場所です。

サインアップとログイン

まずは、次のページにアクセスして、ユーザ登録をしてください。

入力項目は、以下の通りです。

  • ユーザID(英数字のID)
  • パスワード
  • メールアドレス

「登録」をクリックすると、ログイン画面が表示されますので、そこに今登録したユーザIDとパスワードを入力してください。

単純なTodoList(備忘録)として使用

最初は、ReviewableMindを単純なTodoList(備忘録)として使用してみます。

次の動画を参考にして、「今すべきこと」をいくつか入力してみてください。

タスクの右側のチェックボックスをクリックすると、完了タスクの欄にタスクが移動します。再度チェックすると元に戻ります。

「この日からの完了分タスクを表示」の日付をクリアして、「再表示」をクリックすると、常に、当日分の完了タスクが表示されます。左のサイドバーの「完了タスク」をクリックすると、日付別に完了タスクが一覧表示されます。

しばらくの間、すべきことを全部メモして、そのメモを見ながら「次にすべきこと」を考えて実行し、チェックする、という手順を試してみてください。

コンテキストタグを使用

これをやってみると、「次にすべきこと」の選択は次のように二段階になっていると思います。

  1. 今すぐ出来ることだけを抜き出す
  2. 抜き出した今すぐ出来ることの中で、実行する作業を決定する

たとえば、何かを買う用事であれば職場にいる時にはできません。昼休みの10分前にリストを見ていたら、時間のかかる作業は除外してすぐできることを抜き出しているはずです。逆に、午後に会議等がなくてじっくり仕事ができる状況であれば、集中力を要する特に重要な作業を探すと思います。

つまり、一日の中にはさまざまな「状況」があります。

GTDでは、TodoListを書いてそのまま使うのではなく、それをいったん「状況別」に整理してから実行するようになっています。

ReviewableMindには、その「状況」によってタスクを分類ための「コンテキストタグ」という機能があります。

次の動画を見てください。

ReviewableMindでは、タスクをタグによって分類できるようになっていますが、@ではじまるタグは「コンテキストタグ」と呼び、特別な扱いをするようになっています。

自分の一日を「状況」によって分けてみて、それをコンテキストタグとして設定してみてください。

一番単純には、@officeと@homeのように職場と家という分類になると思います。

気分のムラが激しい人は、@バリバリ/@元気/@ショボン という分類にして、気分がいい時にするタスク、普通の時にするタスク、元気がなく落ちこんでいてもできるタスクに分けます。

ソフトウエア開発者ならば、集中力を要するタスクは、@codeとか@programmingのようなタグをつけておいて、まとまった時間が確保できた時に一気にそれをこなした方がいいかもしれません。

いつでもできるタスクには、@anyというタグをつけておいて、予想外に時間が空いた時に、そのリストを見るという手もあります。

重要なのは、仕事をしようとした時に、「次のアクション」のリストの中には、今、この瞬間にできることで、すべきことが並ぶようにすることです。「次のアクション」リストから、タスクを選別するという手間をかけないで、次の仕事にかかれるような状況にしておくことです。

それが可能になるようにする為には、どういうコンテキストタグが必要になるか逆に考えてみてください。

スケジュールタグを使用

プロジェクト

コンテキストによる分類をしていくと、タスクの中にはすぐに判断できないタスクや、少し時間がある時に見直したり、じっくり考えたいタスクがあることに気がつきます。

ReviewableMindでは、そういうタスクは、いったんプロジェクトに移します。次の動画を見てください。

GTDでは、タスクとプロジェクトは、次のように厳密に定義されています。

  • タスクは「終わったかどうかデジタルに判断できるもの」
  • プロジェクトは複数のタスクで構成されていて、終了の判断がタスク単位になるもの

ReviewableMindは、もちろん、この厳密な区別をしたら一番効果的に使えますが、もう少しあいまいにとらえても使えるように意図しています。

ReviewableMindにおいて、プロジェクトは「レビューの単位」です。

それぞれのプロジェクトには「レビュー間隔」が日数で表示されていて、この日数ごとにダッシュボードの下にある「レビューすべきプロジェクト」の欄に表示されます。

ですから、プロジェクトに移したタスクは、そのプロジェクトに設定した日数ごとに見直しを行うことになります。

その意味で、デフォルトでは、次の5つのプロジェクトを設定しています。

  • 現在進行中/1週間以内
  • 役割/1ヶ月以内
  • 課題/1年以内
  • 将来/夢/いつか
  • リファレンス

タスクがすぐに実行できないと思った時には、まず、「現在進行中/役割/課題/将来」のどれにあてはまるか考えてみてください。

今手掛けている仕事に関するものならば、「現在進行中」です。○○委員会とか、主任とか課長とかの役職に関するものは「役割」です。具体的な役割ではないけど、「何とかした方がいい」と考えているようなことなら「課題」です。漠然と、「こんなことができたらいいな」とか「時間があれば勉強したい」というようなことは「将来」になります。

もし、この分類でしっくりこなかったら、「そのタスクについては、およそどのくらいの期間で処理すべきか」を考えて、その想定する期間に応じてそのプロジェクトへ移動してください。


プロジェクトレビュー

このようにしていると、定期的に、「レビューすべきプロジェクト」にそれぞれのプロジェクトが出てきますので、それを表示してみてください。

ここには、そのプロジェクトに関連するタスクが、ステータス別に表示されています。

このページを見ながら、全体のバランスや優先順位を考えて、以下の作業を行なってください。


次のアクションリストへの移動

見直してみて、「このタスクはもう実行できる、すぐに実施すべきだ」と思ったら、そのプロジェクトのタグの欄をクリックして、そこにコンテキストタグを設定してください。

コンテキストタグを設定したタスクは、ダッシュボードの「次のアクション」の欄にも表示されるので、順次実行していきます。

新しいプロジェクトの作成とタスクの振り分け

特定のテーマに関するタスクがたくさんあったら、new subprojectをクリックして、新しいプロジェクトを作成します。そうすると、そのプロジェクトが親のプロジェクトのレビュー画面の「サブプロジェクト」の欄に表示されるので、そこに関連するタスクをドラグドロップしてください。

なお、タスクを "new subproject"の上にドラグドロップすると、タスク名と同じ名前のプロジェクトが作成されます。

タスクの削除

タスクのタスク名をクリックし、タスクウィンドウの中で edit をクリックすると、タスクのedit画面が表示されます。この中の「trash」というボタンをクリックすると、タスクがゴミ箱に移動します。

レビュー間隔の見直しとレビュー完了の記録

ここで「レビュー完了を記録」のボタンをクリックすると、ダッシュボードの「レビューすべきプロジェクト」からこのプロジェクトが消えます。

そして、レビュー間隔の日数後に再度表示されます。

もし、この間隔を変えたいと思ったら、レビュー間隔を変更してください(クリックすると、その場で編集できます)。

まとめ

ReviewableMindを使う手順は次のようになります。

  1. 気にかかることは全て、発生したらすぐに「タスク」として入力する
  2. 一日に数回、受信箱を振り分けて空にする
  3. 「タスク」をこなす時は、その「コンテキスト」に対応した「タスク」の一覧(「次のアクションリスト」)を表示して、そこから実行する
  4. 時間のある時に、プロジェクトレビューを行ない「タスク」の状態を適切に保守する

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